Cały dzień w ruchu, a lista zadań wcale się nie kurczy? Sprawdź, gdzie ucieka czas

07/04/2010 (aktualizacja: 13/10/2026)

Są takie dni, kiedy od rana właściwie nie ma chwili postoju, a wieczorem trudno wskazać, co konkretnie udało się zakończyć. Telefon, klient, dostawa, wiadomość, zamówienie, szybka wycena, bukiet „na już”. W kwiaciarni taki rytm jest do pewnego stopnia nieunikniony.

Problem zaczyna się wtedy, gdy intensywność pracy mylimy z jej efektywnością. Badania nad uwagą i organizacją pracy pokazują, że część czasu tracimy nie dlatego, że pracujemy za wolno, ale dlatego, że zbyt często zaczynamy coś od nowa.

1. Przerwa trwa chwilę, powrót do pracy znacznie dłużej

Klient wchodzi w chwili, gdy liczysz koszt dekoracji. Odbierasz telefon podczas składania zamówienia. W połowie odpowiedzi na wiadomość przyjeżdża dostawa. Po chwili wracasz do pierwszej czynności i przez moment próbujesz przypomnieć sobie, na czym właściwie skończyłaś.

Sophie Leroy opisała to zjawisko jako attention residue – „pozostałość uwagi”. Jej badania pokazały, że po przejściu do kolejnego zadania część uwagi nadal pozostaje przy poprzednim, szczególnie jeśli nie zostało ono zakończone. W efekcie gorzej koncentrujemy się na tym, co robimy później.

W kwiaciarni nie da się wyeliminować przerw, ale można ograniczyć te, które sami sobie dokładamy. Jeżeli przygotowujesz wycenę albo zamówienie wymagające skupienia, naprawdę nie musisz w tym samym czasie odpowiadać na każdą wiadomość i sprawdzać powiadomień.

Najwięcej czasu może zabierać nie sama praca, ale ciągłe wracanie do miejsca, w którym została przerwana.

Przegląd 33 eksperymentów dotyczących przerywania pracy potwierdził, że odpowiednio zarządzane powroty do zadania poprawiają dokładność i skracają czas potrzebny na ponowne wejście w pracę.

2. Nie robisz kilku rzeczy naraz, tylko przeskakujesz między nimi

„Robię kilka rzeczy naraz” brzmi jak zawodowa supermoc. W praktyce przy bardziej złożonych czynnościach zwykle nie wykonujemy ich jednocześnie, lecz bardzo szybko przełączamy uwagę między nimi.

Przeglądy badań nad multitaskingiem pokazują, że takie przełączanie ma koszt poznawczy i może zwiększać ryzyko błędów. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których oba zadania wymagają aktywnego myślenia i podejmowania decyzji.

To ważne rozróżnienie dla kwiaciarni. Można układać prostą kompozycję i rozmawiać z koleżanką. Znacznie gorzej jednocześnie wyceniać duże zamówienie, odbierać telefon od klienta i sprawdzać dostępność kwiatów.

Praktyczny wniosek jest prosty: najbardziej kosztowne poznawczo czynności warto wykonywać pojedynczo. Wycenę skończyć przed odpowiedzią na Instagramie. Zamówienie sprawdzić przed rozmową z kolejnym klientem. Projekt dekoracji domknąć, zanim przejdziemy do następnej sprawy.

3. Co nie ma wyznaczonej godziny, to przeszkadza przez cały dzień

Wiele rzeczy w kwiaciarni nie ma konkretnego terminu. Trzeba „odpisać”, „zamówić”, „sprawdzić”, „zadzwonić”, „wrzucić post”. Takie zadania przez cały dzień konkurują o uwagę z klientami i pracą bieżącą.

Nie trzeba z tego powodu tworzyć kolejnego rozbudowanego planera. Dużo skuteczniejsze jest ustalenie kilku stałych momentów dla czynności, które ciągle wracają. Zamówienia składamy po sprawdzeniu stanów, wyceny robimy w określonym bloku, wiadomości niezwiązane z pilną realizacją sprawdzamy kilka razy dziennie zamiast bez przerwy.

Badania nad przerwami i przechodzeniem między zadaniami wskazują, że sposób organizacji takich przejść ma znaczenie dla efektywności i liczby błędów.

Nie chodzi o to, żeby kwiaciarnia działała jak fabryka. Chodzi o to, żeby wszystko, co można przewidzieć, nie konkurowało przez cały dzień ze wszystkim innym.

Florystyka zawsze będzie pracą pełną niespodzianek. Kwiaty nie przyjeżdżają idealnie według planu, klienci zmieniają zdanie, a zamówienie „na jutro” regularnie oznacza „najlepiej jeszcze dziś”.

Tym bardziej warto nie dokładać do tego chaosu tych przerw i przełączeń, które można ograniczyć. Czasem większa wydajność nie zaczyna się od robienia czegoś szybciej, tylko od umożliwienia sobie skończenia jednej rzeczy przed rozpoczęciem następnej.

---

Źródła

• Sophie Leroy, Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue When Switching Between Work Tasks, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009. ScienceDirect
• Puranik, Koopman, Vough, Excuse Me, Do You Have a Minute? An Exploration of the Dark- and Bright-Side Effects of Daily Work Interruptions, oraz przegląd badań nad przerwami i przejściami między zadaniami w Academy of Management Annals. DOI
• Cades i in., Effects of interventions to reduce the negative consequences of interruptions on task performance: A systematic review, meta-analysis, and narrative synthesis, Applied Ergonomics, 2021. PubMed
• Skaugset i in., Can You Multitask? Evidence and Limitations of Task Switching and Multitasking in Emergency Medicine, Annals of Emergency Medicine, 2016. PubMed